Wie wir gloryfy vom Start-up zum KMU digital begleiten.

Digitalisierung eines Start-up Unternehmens.

„gloryfy unbreakable produziert weltweit einzigartige Brillen und Sonnenbrillen im Herzen der Tiroler Berge, am Eingang des Zillertals. Als Innovationsführer in unserer Branche legen wir auch bei all unseren Partnern sehr hohe Standards an. Mit hgi systems verbindet uns eine mittlerweile über ein Jahrzehnt zurückreichende Partnerschaft, die geprägt ist von Vertrauen, Offenheit und Innovationsfreude.“, so Bettina Egger-Kröll, Prokuristin gloryfy unbreakabele eyewear.

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Für die Mitarbeiter eine Lösung am Stand der Technik.

Eine Komplettlösung, auf das Unternehmen abgestimmt.

2001 wurde die erste Claris FileMaker Pro Lösung der hgi systems bei Zeller in Betrieb genommen. Um weitere manuelle Arbeitsschritte zu automatisieren und eine Lösung am Stand der Technik für die Mitarbeiter zu haben wurde nun der neueste OfficeAssistant installiert und auf das Unternehmen angepasst. Die Komplettlösung beinhaltet von der Lagerhaltung über die Angebotserstellung bis zur Rechnungslegung und dem Mahnwesen den kompletten Workflow. Dazu wurden Prozesse analysiert und digitalisiert, das Lager und der Workflow papierlos und Schnittstellen wie die zum Buchhalter installiert. Kreditoren werden beispielsweise so direkt an die Bank übergeben.

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Mit einer digitalisierten Office Umgebung zum Erfolg.

Abteilungslösungen gegen weiße Flecken in der Digitalisierung.

Michael Leitner, CEO BONECO AG, konnte mit der hgi und Claris FileMaker Pro bereits vorangegangene Projekte erfolgreich umsetzen. BONECO hatte die klare Strategie die gesamte Office Umgebung vollständig zu digitalisieren. Aus diesem Fokus wurde eine umfassende Lösung gesucht wie die verschiedenen Teilbereiche automatisiert bzw. digitalisiert werden können.

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Eine besondere Art von Handelsunternehmen sind Unternehmen, die hauptsächlich mit Second Hand Ware handeln. Im Gegensatz zu regulären Handelsunternehmen haben diese Unternehmen ganz eigene Anforderungen an eine Lösung. So ist hier in der Regel jeder Artikel einzigartig und nur in einer Variation vorhanden. Warenlieferanten hingegen hat ein Second Hand Unternehmen viele. Kommissionsware muss verwaltet werden, Guthaben von Lieferanten verwaltet werden und die Lieferanten müssen über verkaufte und nicht verkaufte Gegenstände informiert werden.

OfficeAssistant SecondHand wurde dabei besonders an die spezifischen Bedürfnisse von Second Hand Unternehmen angepasst. Alle Artikel können einzeln angelegt und sortiert werden und mittels Etikettendruck kann sofort für einen oder für mehrere - auch unterschiedliche Artikel - Etiketten erstellt und gedruckt werden.

Lieferanten - die gleichzeitig auch Kunden sein können - werden im System hinterlegt. Zu jedem Adressstamm werden nicht nur die kommissionierten Artikel hinterlegt, sondern auch ein Guthaben, welches wahlweise Bar oder per Überweisung ausgezahlt werden, oder mit wieder gekauften Artikeln verrechnet werden kann. Damit die Barauszahlung auch an die richtige Person erfolgt, wird bei jedem Lieferant ein Kundenfoto hinterlegt.

Zur besseren Übersicht kann zu jedem Artikel der Artikelstandort hinterlegt werden. Ware, die sich bereits eine definierte Zeit im Ladengeschäft befindet und möglicherweise zurück zum Kunden oder aussortiert werden soll, kann markiert und augebucht werden.

OfficeAssistant Second Hand kann dabei direkt mit der POS-Kasse verbunden werden, sodass alle Einkäufe automatisch im System und vom Lieferantenkonto abgebucht werden und der Geldeingang direkt zum korrekten Konto gebucht wird.

Zusammen mit und für SFS unimarket AG entwickelten wir toolLOG, die automatisierte Warenbewirtschaftung. Dabei soll toolLOG stationär oder mobil die Abläufe in Ihrem Lager vereinfachen und visualisieren.

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Im Jahre 2013 entschloss sich der Verein „Netz für Kinder“ für eine neue Lösung und entschied sich für den VereinsAssistant. Die zuvor mit Exceltabellen erledigte Arbeiten, waren weder zeitgemäß noch effizient in der Bearbeitung. Mit der neuen Vereinsverwaltungssoftware wurden vom Start weg nicht nur die Mitglieder und Beiträge verwaltet, sondern auch die Spendenverwaltung und das Fundraising abgewickelt.

Serienbriefe, Sponsorenrechnungen und Etiketten werden ebenso damit erstellt wie Finanzberichte und Spendenlisten. „Der VereinsAssistant ist das digitale Herz unserer Verwaltung. Ohne diese professionelle Lösung würde die Fülle an Arbeit nicht mehr erledigt werden können“ so Conny Amann, zuständig für Fundraising, Marketing und Kommunikation bei Netz für Kinder. Als Erfolgsfaktoren der langjährigen Zusammenarbeit nennt Mathias Humml, Geschäftsführer der hgi systems, neben der gegenseitigen Wertschätzung auch das Verständnis für neue digitale Prozesse und eine flexible Softwarelösung die auch Änderungen an den täglichen Anforderungen ermöglicht.

Das in Meiningen ansässige Unternehmen KLEMA Dentalprodukte GmbH setzt seit 15 Jahren auf die Digitalisierungs-Kompetenzen der hgi systems aus Lauterach. Das ERP-System OfficeAssistant hat sich mit hoher Flexibilität an die ständig neuen und geänderten Anforderungen angepasst.

Das 1988 von Jörg und Maria Kleboth gegründete Unternehmen gehört seit 2008 zur Firmengruppe der japanischen GC Corporation, einem der weltweit größten Anbieter von Dentalprodukten. Ein Wachstum, den der OfficeAssistant problemlos meistert. Seit 2003 sorgt das ERP System für einen reibungslosen Ablauf in der Verwaltung, in der Produktion sowie im Lager und Versand. Durch das frühzeitige Erkennen, Arbeitsabläufe und Geschäftsabwicklungen zu digitalisieren, kamen im Laufe der Jahre weitere Anforderungen an die ERP-Software hinzu. So wurden unter anderem zusätzliche Module für die Produktentwicklung und Forschung sowie das Qualitätsmanagement programmiert.

Eine Rezeptdatenbank und Schmelzenverwaltung dient heute für viele Produkte der Firma KLEMA als Ausgangspunkt im Herstellungsprozess. Auch wurde der Kommissionierungsprozess für spezielle Barcodes und Tablets entwickelt und das ERP-System kommt so ohne zusätzliche Schnittstellen aus.

Für die Eismanufaktur Dolce Vita in Hohenems haben wir die Eisproduktion zum Nutzen der Kunden digitalisiert. An Spitzentagen erzeugt Dolce Vita bis zu 1000 Liter Speiseeis. Dabei ist die rechtzeitige Bereitstellung aller Zutaten sowie die Planung des Produktionsprozesses von rund 70 Eissorten eine echte Herausforderung. Andrew Nussbaumer und Valentin Gava starteten, um der steigenden Anzahl an Kunden und Aufträgen gerecht zu werden, Ende 2017 ein Modernisierungs- und Digitalisierungsprojekt mit dem Ziel die Administration weitgehend zu vereinfachen und wiederkehrende Prozesse zu automatisieren.

Eingesetzt wird nun unser OfficeAssistant, welcher von der Kunden- und Lieferantenverwaltung über die Artikel- und Rechnungsverwaltung bis hin zum Bestellwesen mit Chargenverwaltung sämtliche Module für eine moderne Auftragsbearbeitung umfasst. Zusätzlich dazu wurde von uns ein B2B-Bestellsystem entwickelt. Hier wird Gewerbekunden eine Bestellmöglichkeit geboten, welche die Bestellungen automatisch in die Auftragsverwaltung einspielt und auf großen Monitoren just in time in der Produktion anzeigt. In der Produktion selbst wurden einzelne Schritte, wie das Abwiegen und Etikettieren der Speiseeiswannen in der Prozesskette neu angesiedelt. Auch die Verwaltung der Produktionschargen und die Rückverfolgbarkeit der Herstellung wurde optimiert.

Für uns bestand die Herausforderung darin, in einer kurzen Umsetzungszeit zwischen Neujahr und Ostern die Prozesse zu optimieren, die Software zu entwickeln und gleichzeitig als Komplettanbieter die Systemkomponenten wie Waagen, Scanner und Etikettendrucker bedarfsgerecht auszuwählen und in die Prozesse und Software zu integrieren.

Sieber Transport AG ist einer der größten Logistikdienstleister in der Schweiz. Mit ca. 590 Mitarbeitern sind sie an mehreren Standorten weltweit tätig. Auf Claris FileMaker Pro Basis setzen wir bei Sieber Transport die Werkstatt- und die Bestellverwaltung um. Mithilfe unseres OfficeAssistant wird eine Laververwaltung, die Auftragsbuchung aber auch die Zeiterfassung ermöglicht. Eine Schnittstelle in die Buchhaltungssoftware ABACUS wurde ebenfalls eingerichtet sodass Ein- und Ausgangsrechnungen einfach übertragen werden können.

Wir freuen uns, dass sie ihren way of logistics mit uns gehen! test

Für Stadler Rail in Altenrhein wurde von uns auf Claris FileMaker Pro Basis die Software OptiPro ® entwickelt. 

Die Software unterstützt beim Protokoll- und Aufgabenmanagement für Techniker. Dabei ist es wichtig, dass die Software keine reine Datenerfassung und -speicherung bietet, sondern gerade im Aufgabenbereich auch Prozesse abgebildet werden. Aufgaben können dabei auch mit Subaufgaben über verschiedene Abteilungen von unterschiedlchen Personen mit eigenen Berechtigungsstufen zugeteilt und abgehandelt werden. Die unterschiedlichen Stadien, die die Aufgabe dabei durchläuft und dessen Verweildauer an einem Punkt werden über Durchlaufzeiten in Charts optisch ansprechend ausgewertet. Dies ermöglicht auch einen direkten Vergleich von unterschiedlichen Abteilungen.

Um Projektleitern permanent Zugriff auf die Daten zu ermöglichen, erhielt die Software auch eine Offlinefunktionalität. Sobald wieder eine Verbindung zum Firmenserver gegeben ist, werden die Daten einfach mittels Upload auf den Server geladen.

Der Verein Ma hilft bietet in Vorarlberg Unterstützung für Familien und Einzelpersonen und agiert dort, wo Notbedürftige Hilfe benötigen. Dabei bietet der Verein maximale Transparenz bei den Spenden, sodass sichergestellt ist, dass die Spenden zu 100% den Bedürftigen zu Gute kommen. Ma hilft nutzt alle wesentlichen Funktionen des VereinsAssistant. Besonders wichtig für den Verein ist jedoch die Spendenverwaltung, da der Verein eben stark auf die Spenden angewiesen ist. Und auch hier spielt der VereinsAssistant seine Stärken aus: ein effizienter und einfacher Umgang mit den Prozessen rund um die Spenden. Natürlich war für den Verein auch wichtig, dass die Software die gesetzlichen Vorgaben zur Spendenabsetzbarkeit, die seit dem 01.01.2017 in Kraft sind, vollinhaltlich erfüllt.

Die Plaston Group ist in zwei Unternehmensbereiche aufgeteilt: Plaston, welche sich auf die Kunststoffverarbeitung konzentriert und Boneco, welche für ihre Luftbehandlungssysteme, wie z.B. Luftbefeuchter, bekannt ist. Für beide Unternehmensbereiche entwickelten wir eine Claris FileMaker Pro Plattform, welche mehrere Abteilungslösungen abbildet und in das bestehende ERP integriert ist. Durch diese individuelle Claris FileMaker Pro Lösung wurden nicht nur die Prozesse innerhalb der Abteilungen optimiert, sondern insbesondere auch die Prozessflüsse zwischen den Abteilungen. Ohne weitere Zusatzmodule konnten so z.B. ein übergreifendes complaint management und ein shopfloor management implementiert werden.

Webshop und OfficeAssistant.

TREND & SPORT Equipment GmbH setzt bereits seit mehreren Jahren umfassend unseren OfficeAssistant in ihren Tagesabläufen ein. Mit dem neuesten OfficeAssistant Update haben wir nun auch eine Webshop-Schnittstelle für die Anbindung an den, von unserem Partner gerade programmierten, Webshop entwickelt. Diese Lösung ermöglicht Trend & Sport ein ideales und effizientes Zusammenspiel zwischen Webshop und Backoffice mit einem optimierten und friktionsfreien Bestellprozess.

Der Webshop von TREND & SPORT Equipment GmbH findet sich unter www.fashion-surfer.com

Für den Vorarlberger Skilehrerverband wurde das Frontend mit dem Backend verbunden. Dabei wurde die Homepage neu gestaltet und mit der Möglichkeit einer Online-Anmeldung für Skilehrer wie auch Skischulen gleichermaßen versehen. 

Im Backend arbeitet der Vorarlberger Skilehrerverband mit einer individuellen Claris FileMaker Pro Lösung auf Basis des VereinsAssistant, welche durch die Anbindung an die Homepage auch ein automatisches Abrechnungssystem ermöglicht. 

Hinteregger Bau- und Projektentwicklungs GmbH setzt die speziell für Immobilienplattformen entwickelte Lösung, den MaklerAssistant, ein. Die Lösung ermöglicht es dem Unternehmen, die Immobilien mit unterschiedlichsten Parametern anzulegen bzw. darzustellen, die Interessenten zu hinterlegen und die Kommunikation mit diesen direkt über die Lösung abzuwickeln. Auch können die Online-Immobilienplattformen automatisch befüllt werden. Last but not least werden auch die Käufer und Mieter in diesem Programm integriert.

Bei DuoPlus AG, bekannt durch ihre professionellen Betten und Schlafsysteme, kommt unser OfficeAssistant zum Einsatz. Dabei nutzt das Unternehmen aus Liechtenstein alle wesentlichen Module unseres ERP-Systems, womit bis auf die Finanzbuchhaltung alle Unternehmensprozesse über den OfficeAssistant abgebildet und gesteuert werden.

Sieber Transport AG setzt neben unserer auf dem OfficeAssistant basierenden Software für die Werkstatt- und Bestellverwaltung eine weitere Lösung ein. Über diese Software werden die Arbeiten sämtlicher Zollagenden gesteuert und administriert. Neben der Organisation der Palettenlagerung werden insbesondere die Formalitäten mit dem Schweizer Zoll weitestgehend automatisiert, die offene Zollagerung, kurz OZL, wird erleichtert und die notwendige Transparenz im gesamten Warenfluss geschaffen.

Für Innova Automotive entwickelten wir eine Individualsoftware, welche genau auf die spezifischen Bedürfnisse in der Automotivbranche abzielt. Im Fokus stand dabei ein systemunterstütztes Projektmanagement, das bei der Minimierung der Risiken und Durchlaufzeiten unterstützt. So bildet die Software neben den Projektaktivitäten insbesondere auch die Kundenperspektive und die Ressourcensituation ab.

Peter Amann Industrievertretungen forderte eine maßgefertigte Softwarelösung für den Holzgroßhandel. Wenngleich es sich hierbei um ein Handelsunternehmen mit den gängigen Prozessen handelt, so waren wir gefordert, die intern äußerst effizient aufgebaute Wertschöpfung noch weiter zu unterstützen.

Für das Ingenieur- und Planungsbüro Frick & Gattinger AG in Liechtenstein entwickelten wir eine komplette Individuallösung. Diese erleichtert die Projektverwaltung und -kalkulation, aber auch eine Budgetverwaltung und eine Rechnungserfassung um Hochbauprojekte zu kalkulieren. 

Globaltek, bekannt durch seine hochwertigen Zentralstaubsauger, die auch in Vorarlberg hergestellt werden, ist bereits seit 12 Jahren Kunde von uns und setzt den OfficeAssistant ein. Durch ein Update auf die neueste Version konnte die Langlebigkeit und Effizienz unseres OfficeAssistant und Claris FileMaker Pro erneut unter Beweis gestellt werden. 

Zusammen mit dem Pharmazieunternehmen F. Hoffmann-La Roche AG entwickelten wir eine Abteilungslösung für die Verwaltung und Bewirtschaftung verschiedener Lager für Verbrauchsmaterialien und Flüssigkeiten. Zusätzlich wurde eine Projektverwaltung entwickelt, die die Leistungserfassung wie auch die Dokumentenverwaltung abbildet. Auch die Verwaltung von Geräten und Anlagen kann darüber bewerkstelligt werden. 

Bei dem Bestattungsunternehmen von Johannes Schrottenbaum in Tirol kommt der OfficeAssistant zum Einsatz. Neben der vorhandenen Rechnungs- und Adressverwaltung erhielt der OfficeAssistant für den Einsatz auf dem iPad eine angepasste Maske, sodass auch im Kundengespräch ohne zusätzliche Verwaltungszeit Angebote erstellt werden können.

Bei Dornbirn Tourismus & Stadtmarketing GmbH findet unser OfficeAssistant Einsatz. Dabei unterstützt er das Team bei der Verwaltung und Abrechnung der Werbeflächen in der Stadt. Angebote können dank dem OfficeAssistant schnell erstellt und verschickt werden und dank der Übersicht können die Mitarbeiter schnell sehen, wann welche Werbeflächen frei oder belegt sind. 

Für die Personalvermittler aus Nenzing mit Niederlassung in Innsbruck programmierten wir eine von Grund auf komplett individuell gestaltete Lösung. Auf Basis von Claris FileMaker Pro können sie nun mit Ihrer Software einfach die Personalvermittlung und -verwaltung steuern, überblicken und kontrollieren. 

Be-Oh Marketing ist eine Werbeagentur mit Sitz in Tirol, die mit ihrer individuellen Marketingbetreuung besonders im Tourismusbereich zu Hause sind.

Zu ihren Referenzen zählen auch der Verein BIO HOTELS, weshalb neben unserem OfficeAssistant auch der VereinsAssistant bei be-oh Einsatz findet. Dabei arbeiten 10 Nutzer mit den Lösungen, die neben der Leistungserfassung auch das komplette Projektcontrolling unterstützt und einen reibungslosen Ablauf ermöglicht.

Vonach Marketing Services ist ein lokales Unternehmen und vermittelt Werbeflächen in Vorarlberg. Zusammen mit ihnen setzen wir ein neues Backoffice-System um, welches auf unserem OfficeAssistant basiert. Die Lösung unterstützt und erleichtert unter anderem die Planung und Verwaltung der Werbemedien. 

Für SFS Unimarket entwickelten wir auf Basis von Claris FileMaker Pro die Individuallösung "Smart Tool". 

Diese mobile Verlängerung eines ERP Systems ermöglicht Bestellungen über ein iPad oder ein anderes Terminal direkt in SAP for Retail. Die Bestellungen werden automatisch von internen SAP in einem Auftrag umgewandelt. 

Dabei bietet Smart Tool eine Senkung der Prozesskosten und durch die verkürzte Dauer. Bestellungen sind sowohl via iPad, als auch über Terminals oder mittels Barcodescanner vor Ort möglich, was die Dauer der Bestellungsabwicklung verringert. Auf YouTube zeigen wir wie das Claris FileMaker Pro-basierte Bestellsystem zum Beispiel bei Stadler Rail eingesetzt wird und automatisch mit dem System von SFS zusammenspielt:

Um eine perfekte Lösung zu bieten, mit der das ZBP in Wien sämtliche Bewerbungs- und HR-Prozesse automatisiert abwickeln kann, wurde auf Basis von OfficeAssistant eine sehr individuelle Lösung entwickelt. 

Wichtig dabei war dass die Lösung reibungslos mit dem CMS System der Website des ZBP zusammenspielen kann und automatisiert im Hintergrund die Daten zwischen Homepage und ERP synchronisiert. OfficeAssistant bietet hier die Möglichkeit, Job- und Veranstaltungsdaten auf ihrer Homepage zu publizieren und eingehende Bewerbungen und Anmeldungen einzulesen.

Durch ein ausgeklügeltes Matching finden die ausgeschriebenen Jobs die passenden Bewerberprofile. Somit besitzt ZBP ein Tool zur effizienten Verwaltung und Zuordnung von Bewerbern und Interessenten. Auch E-Mail Benachrichtigungen und -Erinnerungen werden vom OfficeAssistant automatisch in gewünschten Intervallen versendet und übermittelt.