Das umfangreiche ERP-System

Das CRM-Modul ist komplett auf die Bedürfnisse des Vertriebs, der Servicemitarbeiter und des Marketings ausgerichtet und ermöglicht ein direktes Zusammenspiel aller Abteilungen.

Sie haben stets Überblick auf alle wichtigen Informationen zum Kunden: Kontaktdaten, letzte Rechnungen und welche Dokumente bei ihm hinterlegt sind.

Mit einem Klick können E-Mails erstellt oder SMS an den Kunden versendet werden. Sie eröffnen einen neuen Auftrag oder springen in die letzte Rechnung ab, um nachzuschauen, welche Artikel oder Dienstleistungen verkauft wurden.

• Adressen
• Ansprechpartner
• Aktivitäten
• Korrespondenz
• Posteingang
• Protokolle
• Kampagnen
• Chancen
• Wissenspool

Erstellen Sie verschiedene Belege einfach und schnell. Mit wenigen Klicks können Sie ein Angebot fertigstellen und dieses wahlweise drucken oder dem Interessenten gleich per Mail zukommen lassen. Das Angebot kann bei Zusage sofort in einen Auftrag, Lieferschein, Rechnung oder einen Kassabeleg gewandelt werden.

Die Druckvorlagen verleihen jeder Rechnung ein professionelles Aussehen und können an Ihr persönliches Corporate Design angepasst werden.

Einfache Artikelsuch- und Einfügefunktion in das Verkaufsdokument erleichtern die Auftragsabwicklung. Sie können Verkaufspositionen ergänzen, verändern, Rabatte einfügen oder Preise überschreiben – ganz flexibel, wie Sie es benötigen. 

Folgende Module umfasst der Vertrieb:

• Angebote
• Aufträge
• Dispoaufträge
• Lieferscheine
• Rechnungen
• Belegspositionen
• Artikelstamm
• Lagerbewegungen
• Preislisten

Reduzieren Sie Ihren Aufwand mit einer perfekten Einkaufsmaschine und nutzen Sie die Module Bestellvorschlag, Anfragen und Bestellungen.

Aus dem Auftrag heraus erstellen Sie Ihre Anfragen oder gleich Bestellungen und fügen neue Artikel in einem offenen Warenkorb hinzu. OfficeAssistant generiert automatisch auch Bestellvorschläge und wandelt diese auf Wunsch in die jeweilige Lieferanten-Bestellung um.

Erfasste Bestellungen können bei Lieferung einfach in einen Wareneingang umgewandelt werden und schon sind die Artikel und Liefermengen korrekt auf das Lager gebucht.

Folgende Module beinhaltet der Einkauf

• Anfrage
• Bestellungen
• Artikelstamm
• Katalogdaten
• Lagerbewegungen
• Artikelinventur

Im Hauptmodul Produktion können Artikel mit einer Stückliste aufgelöst und produziert oder montiert werden. So wird ein Produktionsartikel ausgewählt und die benötigte Stückzahl eingegeben. OfficeAssistant lädt die dazugehörende Stückliste und multipliziert die benötigte Menge aus und zeigt dem User gleich den aktuellen Lagerstand dazu an.

Die Arbeitsaufträge mit Anweisungen können ausgedruckt werden. Wird der Arbeitsauftrag als erledigt zurückgemeldet werden die Stücklistenartikel abgebucht und die fertig produzierten Artikel ans Lager gebucht.

Folgende Module beinhaltet die Produktion

• Produktionsauftrag
• Arbeitsauftrag

Das Hauptmodul Projekte verleiht dem OfficeAssistant eine dritte Dimension. So werden Belege wie Angebote, Aufträge oder Rechnungen nicht nur einem Kunden zugeordnet, sondern können auch einem Projekt zugeordnet werden.

Über die Eingabe der Stammdaten erhält jedes Projekt seinen Rahmen, wie eine Nummer, eine Bezeichnung, Verantwortliche, Start- und Enddatum oder das Budget. Zusätzlich kann ein Projektzeitplan bzw. eine Projektgliederung aus einem Vorlagenordner geladen werden. Gliederungspunkte können mit Aufgaben und Kreditoren verknüpft werden.

Projektmitarbeiter können über das Modul Leistungserfassung auf die einzelnen Projekte ihre Zeiten buchen und ihre Tätigkeiten dokumentieren sowie mit einem Gliederungspunkt aus dem Projektzeitplan verknüpfen.

Über das Modul Protokolle können Projekte dokumentiert und geführt werden. Somit sind sämtliche Besprechungen bei Projekt dokumentiert und jederzeit abrufbar.

Zahlreiche Ad Hoc Abfragen und Berichte geben laufend einen genauen Überblick über den Projektstand und die Ressourcen.

• Projektverwaltung
• Leistungserfassung
• Leistungspositionen
• Protokolle

Das Hauptmodul HR vereint viele Module und Funktionen zum Thema Personal und User. Hier werden die Stammdaten der Mitarbeiter verwaltet und die Zugriffsberechtigungen gesteuert. Für eine perfekte Übersicht und Transparenz können Ausbildungen und Weiterbildungen hinterlegt werden. Auch eine Tabelle für die Lohnentwicklung und die Mitarbeitergespräche ist vorhanden.

Als Self-Service Tool können die Mitarbeiter über ein Cockpit ihre Anwesenheitszeiten- und die Leistungserfassung buchen sowie Spesen und Urlaubsanträge erfassen. Das Cockpit liefert die wichtigsten Kennzahlen für den Mitarbeiter zurück wie: Arbeitszeit, Überstunden, Fehlstunden, offene Urlaubstage, usw.

• Mitarbeiterverwaltung
• Spesenerfassung
• Leistungserfassung
• Mitarbeitergespräche
• Urlaubsanträge

Das Finanzmodul ermöglicht jederzeit Überblick über offene Debitoren (OP-Liste-Ausgangsrechnungen) und Kreditoren (Eingangsrechnungen). Mit einem Klick generieren Sie OP-Liste und sehen sofort die offenen Außenstände.

Der Mahnlauf erstellt automatisch die nötigen Mahnbelege und erhöht den jeweiligen Mahnstatus. Vorbereitete Schnittstellen in die Buchhaltungssysteme BMD und RZL ermöglichen das digitale Ausspielen der Belege für die Buchhaltung. Berichte und Listen stehen für diverse Auswertungen ebenfalls zur Verfügung.

Im Kassabuch werden die monatlichen Bar-Belege und Zahlungen für die operative Verwaltung erfasset und dokumentiert.

Folgende Module umfasst der Menüpunkt Finanzen

• Debitoren
• Kreditoren
• Kassabuch
• Budgetverwaltung

Das Hauptmodul Services umfasst mehrere prozessunterstützende Module. Das Complaint Management Modul unterstütz die Organisation in der Bearbeitung von Reklamationen. Diese Datensätze können mit Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern und Artikel verknüpfen werden. Zusätzlich können Fragenkataloge durchgegangen und Maßnahmen definiert werden. Zum Reklamation-Fall können Aktivitäten angelegt und Dokumente hinterlegt werden.

Über das Modul Workflow können Sets von Aktivitäten erstellt werden und diese jederzeit in einem Geschäftsfall, in den Projekten oder in anderen Modulen gestartet werden. So kann z.B. für einen Messeauftritt der evtl. jährlich zu organisieren ist, ein Workflow angelegt werden und jährlich diesen Workflow mit den dahinterliegenden Aktivitäten gestartet werden. Somit werden wichtige Dinge nicht vergessen und die Mitarbeiter mit Aufgaben in der richtigen zeitlichen Abfolge beauftragt. Auch das Modul Checklisten funktioniert ähnlich und es können für die verschiedensten Vorgänge Checklistenvorlagen angelegt werden und diese für verschiedene Geschäftsfälle geladen werden.

Mit den Modulen Gerätepark, Objekte und Fahrzeuge können interne oder Auftragsbezogene Daten verwaltet werden. So kann über das Modul Geräte z.B. eine Kunden-Anlage verwaltet werden. Die User auf einen Blick die Garantiezeiträume, Seriennummer, Fotos, die benötigten Ersatzteile, usw.

• Complaint Management
• Shopfloor
• Dokumente
• Workflow
• Gerätepark
• Objekte
• Fahrzeugstamm
• Verträge
• Checkliste
• QS-Management
• Proben
• News