rechnungen verwalten mit ERP Systemen

Rechnungen verwalten mit OfficeAssistant.

Egal, ob alle Rechnungen eines bestimmten Kunden gesucht werden, alle Rechnungen mit einem bestimmten Artikel oder alle Rechnungen, welche zu einem Vertriebsmitarbeiter zugeordnet Egal, ob alle Rechnungen eines bestimmten Kunden gesucht werden, alle Rechnungen mit einem bestimmten Artikel oder alle Rechnungen, welche zu einem Vertriebsmitarbeiter zugeordnet werden können - die richtige Software hilft und unterstützt das Unternehmen oder die eigene Abteilung, keine unnötige Zeit für die Suche aufbringen zu müssen.

 

 

Von einzelnen Dateien zur Komplettlösung - Rechnungsverwaltung in Kleinstunternehmen.

Gerade Unternehmer, die klein angefangen haben, kennen diese Schritte vielleicht schon. Anfangs beschränkt sich der eigene Kundenstamm auf eine Handvoll Kunden und wenige Aufträge.Gerade Unternehmer, die klein angefangen haben, kennen diese Schritte vielleicht schon. Anfangs beschränkt sich der eigene Kundenstamm auf eine Handvoll Kunden und wenige Aufträge.Ist der Auftrag erledigt, wird kurzerhand in einem Textverarbeitungsproramm eine Rechnung geschrieben, verschickt und vielleicht in einer eigen aufgebauten Ordnerstruktur im jeweiligenKundenordner hinterlegt. 

Wächst das Unternehmen nun, werden aber auch die geschriebenen Rechnungen vielzähliger und umfangreicher. Werden nun bestimmte Rechnungen gesucht - zum Beispiel alle Rechnungenmit einem bestimmten Artikel - erkennt man schon recht früh, dass das Chaos vorprogrammiert ist.

 

 

Vorteile einer Rechnungsverwaltung mit einer Rechnungssoftware.

Vorteil 1: schnelle Rechnungserstellung

Häufig wiederkehrende Informationen wie z.b. Artikelstammdaten, Kundenstammdaten und die üblichen Rechnungsdaten wie Rechnungsnummern und Adressen können einmalig im SystemHäufig wiederkehrende Informationen wie z.b. Artikelstammdaten, Kundenstammdaten und die üblichen Rechnungsdaten wie Rechnungsnummern und Adressen können einmalig im Systemhinterlegt werden und anschließend mit Mausklick einfach in die Rechnung eingefügt werden. Was genau auf einer Rechnung stehen muss, wie eine Rechnung aussieht und wie mithilfe desOfficeAssistant schnell eine Rechnung erstellt werden kann, zeigen wir in unserer Seite zur Rechnungserstellung.

 

 

Vorteil 2: wiederkehrende Rechnungen automatisieren

Bei wiederkehrenden Rechnungen genügt es, diese einmal anzulegen und einen Wiederholungsrhythmus anzugeben, sodass die Rechnung automatisch generiert werden kann. Aber auch Bei wiederkehrenden Rechnungen genügt es, diese einmal anzulegen und einen Wiederholungsrhythmus anzugeben, sodass die Rechnung automatisch generiert werden kann. Aber auch Rechnungen, die sich nicht regelmäßig sondern einmalig wiederholen können mit einem Klick dupliziert werden. Dabei werden wichtige Daten wie zum Beispiel die Rechnungsnummerautomatisch fortlaufend generiert. Rechnungserstellungssoftwares verhindern auch ein doppeltes Vergeben von laufenden Rechnungsnummern.

Vorteil 3: offene Rechnungen sofort sehen

Einen Mahnlauf zu starten ist mit einer Software zur Verwaltung der Rechnungen einfach - mit einem Klick können alle noch offenen Rechnungen aufgerufen werden und der MahnlaufEinen Mahnlauf zu starten ist mit einer Software zur Verwaltung der Rechnungen einfach - mit einem Klick können alle noch offenen Rechnungen aufgerufen werden und der Mahnlaufkann gestartet werden. Ein Untergehen von noch offenen Rechnungen in Ordnerstrukturen wird damit automatisch verhindert.

 

 

Wie muss eine Rechnung aussehen?

Fehlen Pflichtangaben auf einer Rechnung, kann der Vorsteuerabzug verloren gehen. Welche Angaben definitiv auf einer Rechnung unter 400 und über 400 Euro stehen müssen, zeigen wir in unserem Artikel zum Thema Rechnungen erstellen mit OfficeAssistant.

 

Nach welchen Parametern kann OfficeAssistant nach Rechnungen suchen?

Einen Mahnlauf zu starten ist mit einer Software zur Verwaltung der Rechnungen einfach - mit einem Klick können alle noch offenen Rechnungen aufgerufen werden und der MahnlaufEinen Mahnlauf zu starten ist mit einer Software zur Verwaltung der Rechnungen einfach - mit einem Klick können alle noch offenen Rechnungen aufgerufen werden und der Mahnlaufkann gestartet werden. Ein Untergehen von noch offenen Rechnungen in Ordnerstrukturen wird damit automatisch verhindert.

 

 

 

Dabei bietet OfficeAssistant die Möglichkeit, nach einer Vielzahl von Kennzeichen zu suchen und zu filtern, zum Beispiel:Dabei bietet OfficeAssistant die Möglichkeit, nach einer Vielzahl von Kennzeichen zu suchen und zu filtern, zum Beispiel:

  • nach Kunde
    lässt alle Rechnungen eines bestimmten Kunden anzeigen
  • nach Datum
    wahlweise nach einem bestimmten Datum oder einem Zeitraum
  • nach Belegnummer
    nach einzelner Nummer, einer Nummernendung, einem Beginn oder nach von ... bis ...
  • nach dem Belegtyp
    sollen auch Lieferscheine angezeigt werden oder nur die Rechnungen?
  • nach dem Status
    Offen, bezahlt oder im Mahnlauf
  • nach dem Gesamtnettopreis
    wahlweise nach einem direkten Betrag oder nach einer Spanne
  • nach genutzter Preisliste
  • nach dem Verkäufer
    lassen Sie sich einfach alle Rechnungen, die Sie einem bestimmten Käufer zuordnen können, anzeigen
  • nach dem Ansprechpartner
    befinden sich bei Ihrem Kunden mehrere Ansprechpartner - zum Beispiel bei unterschiedlichen Abteilungen - können Sie hier spezifisch suchen
  • nach der Adresse
    auch nach abweichender Adresse
  • nach dem Liefertermin
    sowohl nach festem Datum als auch nach Zeitspanne
  • nach Artikeln auf der Rechnung
    sowohl nach Artikelnummer als auch nach Bezeichnung
  • nach additional zugefügten Texten auf der Rechnung
    besonders hilfreich, wenn auf der Rechnung noch zusätzliche Anmerkungen angegeben wurden
  • nach Dokumenten, welche für die Rechnung relevant sind
  • nach Notizen zur Rechnung

Selbstverständlich können auch alle Suchoptionen kombiniert werden. Sprich, es kann auch nach Rechnungen eines bestmimten Kunden innerhalb eines bestimmten Zeitraums gesucht werden.

Wann macht eine Software zur Rechnungsverwaltung Sinn?

Spätestens wenn Sie nicht nur eine einmalige sondern häufig wiederkehrende oder unterschiedliche Rechnungen an mehrere Kunden schicken müssen droht die Gefahr, dass eine Sortierung in Textdokumenten und mit einer leichten Ordnerstruktur schnell unübersichtlich wird. Spätestens, wenn Rechnungen erneut herausgesucht werden müssen, lässt sich feststellen, dass die Rechnungsverwaltung mit einer passenden Rechnungssoftware zeitoptimierend wirkt.

 

 

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