ERP für Kleinunternehmen

Als Kleinunternehmen möchte man so nah wie möglich beim Kunden sein – was auch in der Regel gut funktioniert. Die ganzen Geschäftsprozesse im Hintergrund werden dabei meistens in Textdokumenten, verschiedenen Ordnern oder auf Spreadsheets gespeichert, vielleicht auch ausgedruckt und in Ordnern verstaut. Das funktioniert temporär recht gut, gerät aber oftmals dann ins Stocken, wenn ein Sachverhalt aus der Vergangenheit nochmal aufgegriffen werden muss oder wenn Geschäftsprozesse miteinander verzahnt werden müssen. Denn dann geht die Sucherei und die Abstimmung los – und das kostet Zeit. Zeit, die eigentlich für die Geschäftsaufbringung oder die Kunden genutzt werden könnte.

Spätestens jetzt macht es Sinn, sich über die Implementierung einer geschäftsunterstützenden Software Gedanken zu machen. Und spätestens wenn der Wunsch nach einer gesamtheitlichen und prozesskombinierenden Software aufkommt, stößt man auf eine Enterprise Ressource Planning Software, kurz eine ERP-Software.

Die Wahl des richtigen ERP-Systems

Bei der Recherche im Internet wird eines sehr rasch klar: es gibt sehr viele Anbieter von ERP-Software mit den unterschiedlichsten Ausgestaltungsformen. Viele davon sind eher für große Firmen gedacht und besitzen Module, die Kleinunternehmer und auch mittelgroße Unternehmen (KMU’s) gar nicht benötigen oder zumindest nicht in dem angebotenen Umfang. Viele haben auch eine sehr ansprechende Oberfläche, besitzen aber wenig Tiefgang für die Abbildung detaillierter Geschäftsprozesse.

Genau an diesem Punkt lohnt es, sich mit der eigenen Erwartungshaltung näher auseinanderzusetzen. Welche Aufgaben müssen im eigenen Unternehmen definitiv von einem ERP-System erledigt werden und auf welche kann man verzichten? Was stiftet mir den größten Nutzen, welche persönlichen Wünsche und Anforderungen habe ich? Soll mein ERP-System auch z.B. die Registrierkassenpflicht erfüllen, soll das System mich auch z.B. via Handy an meine Termine erinnern? Hier gilt es sehr viele Details zu berücksichtigen, und das nicht nur für die Gegenwart sondern auch bereits vorausschauend für die künftige Entwicklung des Unternehmens. Eine fast unmögliche Aufgabe bei den nahezu unbegrenzten Möglichkeiten eines ERP-Systems.

Wenn jetzt noch berücksichtigt wird, dass ein ERP-System durchschnittlich 10 bis 15 Jahre im Einsatz ist, dann wird einem schnell bewusst, dass eine anfängliche Fehlplanung schwerwiegende Konsequenzen haben kann. ERP-Spezialisten mit jahrelanger Erfahrung wissen, wie man sich im ERP-Dschungel zurechtfindet und helfen einem, das passende ERP-System zu finden. Ein guter Berater zeigt sich zum einen durch hohes Know How in der Softwareentwicklung und gleichzeitig durch fundiertes, betriebswirtschaftliches Wissen für die jeweiligen Geschäftsprozesse. Er unterstützt nicht nur bei der passgenauen Definition sämtlicher Anforderungen an das System, sondern er schafft bei der Abbildung und Steuerung der Geschäftsprozesse Effizienzvorteile für das Unternehmen. Das unterscheidet einen reinen Softwareanbieter von einem ERP-Spezialisten.

Ab in die Zukunft!

Wieso aber ist ERP in den letzten Jahren ein so wichtiges Thema geworden? Tatsächlich kamen die ersten ERP-Systeme in den späten 80ern - ein Trend, der natürlich auch die Unternehmensführung stark beeinflusst und verändert hat. Ein ERP hilft hier, die Daten und Prozesse schnell zu sortieren, zu filtern und natürlich auch auf Abruf sofort zu finden und bereitzustellen. Wichtig ist nur, dass sie mit ihrem Berater zusammen das ideale ERP-System für sich finden und einsetzen. Willkommen im ERP-Zeitalter.