Warenwirtschaft? ERP? CRM? – was brauche ich?

ERP, CRM oder doch Warenwirtschaft? Dynamische und wachsende Unternehmen kommen irgendwann an einen Punkt, an dem die Geschäfte und Prozesse nicht mehr mit Excel-Sheets oder Access-Datenbanken geführt werden können und viel Zeit für die Informationsbeschaffung und -verarbeitung innerhalb des Unternehmens aufgewendet werden muss, womit insgesamt die Effizienz und Produktivität des Unternehmens leidet.

Wenngleich nun der richtige Zeitpunkt für die Einführung einer unterstützenden Softwarelösung gekommen ist, so gilt es genau zu überlegen, welche Art von Software das Unternehmen am besten unterstützt. Vielfach entscheiden sich die Unternehmen dabei für eines oder mehrere folgender Softwaresysteme: ERP, CRM oder Warenwirtschaft. Durch welche Stärken und Grenzen unterscheiden sich nun diese drei Softwarelösungen?

Warenwirtschaft

Die Warenwirtschaft, oft auch mit „Wawi“ oder "WWS" abgekürzt, unterstützt ein Unternehmen durch die Abbildung und Straffung von Waren- und Dienstleistungsprozessen. Üblicherweise werden in diesem System Wareneingänge und -ausgänge abgebildet und Lagerbestände ausgelesen. Warenausgänge können z.B. über eine Schnittstelle mit der Kasse aber auch mit einem Onlineshop verbucht werden. Neben der Erfassung von Kunden- und Lieferantenstammdaten können je nach System auch Lieferscheine und Rechnungen in einer Warenwirtschaft erstellt werden.

Generell zentriert sich bei einer Warenwirtschaftssoftware alles auf den Bereich Lagerverwaltung und erleichtert die Verwaltung und Kontrolle dessen.

Der Nachteil eines alleinigen Einsatzes einer Warenwirtschaft ist, dass dieses nur einen schmalen Bereich eines Unternehmens abdeckt und für andere Teilbereiche andere Lösungen Einsatz finden müssen, die dann wiederum mit der Warenwirtschaft verzahnt werden müssen.

CRM – das Customer Relationship Management

Ein CRM erfasst – genau wie ein Warenwirtschaftssystem – einen Teilbereich des Unternehmens. Die Abkürzung CRM steht für Customer Relationship Management und unterstützt ein Unternehmen in der Kundenaquisition und Kundenpflege. Dabei wird ein CRM hauptsächlich von den Bereichen Marketing, Vertrieb und Kundensupport genutzt, wo der Kunde bzw. Interessent im Mittelpunkt der Aktivitäten steht. Ein CRM ermöglicht, den verschiedenen Unternehmensfunktionen auf einen Blick sämtliche Kundenaktivitäten des Unternehmens darzustellen. Mehrwert schaffen dabei insbesondere die Verknüpfungen von Daten und Informationen, wodurch detaillierte Rückschlüsse und Analysen ermöglicht bzw. effektive Maßnahmenableitungen möglich werden. Das CRM verbindet Marketing, Vertrieb und Service/Support und ermöglicht dem Unternehmen nicht nur einen prozessoptimierten Ablauf, sondern auch einen idealen, auf den Kunden angepassten Kundensupport. Ein CRM erhöht nachweislich die Rentabilität und das Wachstum eines Unternehmens bei gleichzeitiger Steigerung der Kundenzufriedenheit.

Auch hier gilt wie bei der Warenwirtschaft – das CRM deckt nur einen Teilbereich des Unternehmens ab. Für eine komplette Abdeckung aller unternehmerischen Bedürfnisse werden noch weitere Lösungen eingesetzt, welche mit dem CRM verbunden werden müssen.

ERP – Enterprise-Resource-Planning

Im Gegensatz zu einer Warenwirtschaft oder einem CRM bildet ein ERP weitgehend alle Geschäftsprozesse eines Unternehmens ab. Generell sollen hier alle im Unternehmen vorhandenen Ressourcen – dazu zählen neben den Betriebsmitteln auch Kapital und Personal – effizient gesteuert und damit die Geschäftsprozesse optimiert werden.

So umfasst ein ERP in der Regel eine Warenwirtschaft, die Produktionsplanung und -steuerung, eine Bedarfsermittlung, die Stammdatenverwaltung und ein Dokumentenmanagement. Aber auch die Funktonen Rechnungswesen, Controlling, Personalwirtschaft, Verkauf und Marketing werden oft ins ERP integriert, um eine gesamtheitliche Steuerung sicherzustellen.

Anstelle eines Beispiels wollen wir hier häufiger gestellte Fragen zu diesem Thema beantworten:

Ist es möglich, ein ERP in ein CRM oder ein CRM in ein ERP zu integrieren?

Da ein CRM einen Teilbereich des Unternehmens abbildet, das ERP aber das Unternehmen in seiner Gänze darstellt, ist eine Integration des ERP in ein CRM nicht zu empfehlen. Ein CRM kann aber komplett im ERP integriert sein.

Ist es zwangsläufig notwendig, CRM zu nutzen, wenn ich bereits ein ERP besitze?

Zwangsläufig nicht, gerade größere Unternehmen nutzen aber zusätzlich zu ihrem bestehenden ERP noch ein CRM. Durch die Spezialisierung auf den Kunden und die Fokussierung auf diesen Teilbereich kann ein CRM im Vergleich zu einem ERP viel stärker ins Detail gehen und ermöglicht eine 360° Sicht auf den Kunden. Wichtig ist nur, dass das ERP und das CRM perfekt ineinander vernetzt sind und zusammenarbeiten. Zwei von sich getrennte Systeme in einem Unternehmen einzusetzen wäre äußerst ineffizient.