6 Tipps für das passende ERP

1. Alle Prozesse im Blick behalten

Ein ERP-System sollte im Unternehmen ganzheitlich und die wesentlichen Geschäftsbereiche integrierend eingesetzt werden, um das gesamte Produktivitätspotenzial ausreizen zu können.

Welche Geschäftsbereiche werden vom ERP-System abgedeckt? Wie arbeiten die einzelnen Abteilungen und müssen diese über das ERP-System integriert werden oder über spezielle Abteilungslösungen angebunden werden? Wie ist der Kommunikationsfluss im Unternehmen? Wo ist der Blick auf das Gesamte?

Es gibt viele Fragen zu klären, vor und während der Einführung eines ERP-Systems. Sehen Sie diesen Prozess nicht alleine aus der technischen Perspektive. Nutzen Sie die Chance, durch die Digitalisierung nachhaltige Wettbewerbsvorteile zu schaffen.

2. Auf langfristige Lösungen setzen

Die Geschäftsmodelle ändern sich in den meisten Branchen laufend und in immer kürzeren Zyklen. Lohnt sich daher überhaupt noch die langfristig ausgelegte Investition in ein ERP-System? Wir möchten diese Frage nicht mit einem einfachen „Ja“ beantworten, sondern vielmehr mit einer Gegenfrage die Notwendigkeit unterstreichen: kann ein Unternehmen überhaupt ohne Digitalisierungsstrategie überleben?

Bei einer langfristigen Investition wird es aber zunehmend erfolgskritischer, wie flexibel, ausbaufähig und wandlungsfähig ein ERP-System ist. Vertrauen Sie im Planungsprozess nur auf Systeme, die bereits bekannte Zukunftsentwicklungen berücksichtigt haben und in sich aber auch über Schnittstellen sehr variabel sind.

3. Das Team miteinbeziehen

Nicht nur Sie werden mit dem neuen ERP-System arbeiten sondern insbesondere auch Ihr Team. Das bedeutet, dass nicht nur Sie von dem neuen System überzeugt sein müssen. Je früher Sie daher Ihr Team in den Planungs- und Umsetzungsprozess miteinbeziehen, desto früher haben Sie nachhaltig das Team im Boot. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter auch die Prozesse aus deren Arbeitsgebiet reflektieren und Verbesserungsvorschläge einbringen. Es bestätigt sich oftmals, dass die Mitarbeiter, die täglich in diesen Prozessen involviert sind, sehr wichtige Impulse bringen können.

Die Einbeziehung der Mitarbeiter in den Planungsprozess kann auch für den späteren Einsatz dienlich sein. Ihre Mitarbeiter wissen bereits, dass ein neues System geplant ist. Und Sie sollten die Möglichkeit erhalten, einzelne Ausprägungen im System während des Planungsprozesses mitzugestalten. Je stärker die Mitarbeiter im Planungsprozess involviert sind, desto höher ist deren Identifikation mit dem System.

4. Räumen Sie Prozesse auf

Gerne möchten wir Thorsten Dirks, CEO der Telefonica Deutschland AG, zitieren, der es mit seiner Aussage auf den Punkt gebracht hat: „Wenn Sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben Sie einen scheiß digitalen Prozess“.

Weder eine gesamtheitlich integrierende Unternehmenslösung noch eine Abteilungslösung soll lediglich die bestehenden Prozesse abbilden und digitalisieren. Die gesamten Effizienzvorteile in der Wertschöpfungskette können Sie nur dann heben, wenn Sie im Zuge der Softwareeinführung Ihre Prozesse kritisch hinterfragen und zukunftsorientiert anpassen.

5. Welche Plattformen nutzen wir eigentlich im Unternehmen?

Wer soll in Ihrem Unternehmen mit der neuen Lösung arbeiten und womit arbeiten diese Mitarbeiter aktuell? Haben Sie Laptops die auf Windows laufen oder arbeiten Teile Ihres Teams lieber mit Macs? Nutzen die Mitarbeiter, die im Außendienst sind, ausschließlich Laptops oder werden hier auch Tablets oder Handys eingesetzt? Auch hier gilt: die Lösung muss sich Ihnen anpassen und nicht umgekehrt. Wenn zum Beispiel Ihre Mitarbeiter im Außendienst für ein professionelles Auftreten gerne mit Tablets arbeiten, dann muss das ERP das auch abdecken können. Die Software soll Sie und Ihre Mitarbeiter in der täglichen Arbeit unterstützen und neue Möglichkeiten schaffen.

6. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter

Entscheidend für eine hohe Akzeptanz und ein effizientes Arbeiten bei den Mitarbeitern mit einem ERP-System ist eine umfassende Schulung. Planen Sie die entsprechend notwendige Zeit für eine gründliche Schulung für alle Systemnutzer und involvierten Mitarbeiter mit ein.

Bieten Sie auch Weiterbildungen bei größeren Updates, die teilweise prozessverändernd sein können. Je besser Ihre Mitarbeiter in dieses System eingeschult sind, desto höher ist die Akzeptanz, die Effizienz und die Zufriedenheit bei den Mitarbeitern und desto kürzer ist die Amortisationszeit für die Investitionen.