Besonders in großen Unternehmen ist meist ein großes, umfassendes ERP vorhanden, welches das Zusammenspiel der Abteilungen unterstützen und optimieren soll. In der Realität deckt dieses ERP zwar grob die Bedürfnisse des Unternehmens ab, in den einzelnen Abteilungen aber werden oft nicht alle Funktionen realisiert, die die Abteilung benötigen würde. Besonders deutlich wird dies in Branchen, die zusätzliche Anforderungen an eine Unternehmenssoftware benötigen.

Häufig wird dabei zu externen Insellösungen gegriffen, welche aber in der Regel nicht mit dem eigentlichen ERP verbunden sind. Die Folge: Daten verschwinden oder werden untereinander oder mit dem ERP nicht synchronisiert und der Organisationsaufwand innerhalb einer Abteilung erhöht sich. 

Eine Abteilungslösung hingegen kann hier auf viele Arten helfen:

Damit keine Daten verloren gehen, wird die Abteilungslösung an die Schnittstellen des ERP angepasst und spielt die benötigten Daten hin und her. Dabei können die Felder in der Abteilungslösung aber beliebig angepasst und ergänzt werden. Innerhalb der Abteilung kann einfach in der Abteilungslösung gearbeitet werden und die Abteilung erspart sich durch die automatische Synchronisation das Arbeiten in mehreren unterschiedlichen Insellösungen und dem ERP.

Bei der Entwicklung der Abteilungslösung wird der Fokus komplett auf die Bedürfnisse der Abteilung gelegt und die Software wird speziell für die Abteilung entwickelt. Dabei wird eine Bedarfsanalyse und eine Bestandsaufnahme der bestehenden Systeme gemacht und geprüft, welche Schnittstellen notwendig sind, um einen Datenverlust zu vermeiden. Mithilfe der Bedarfsanalyse wird zunächst genau ermittelt, welche Anforderungen die Abteilungslösung erfüllen muss und welche Themen und Module tatsächlich für die Abteilung relevant ist.

Besonders bei großen ERP-Systemen sind Änderungen aufgrund der Komplexität der Software weder einfach noch kostengünstig. Es bedarf eines Experten, der das große ERP anpassen kann und dabei trotzdem keinen Datenverlust garantieren kann. Abteilungslösungen hingegen werden an das ERP angeschlossen und synchronisieren mit diesem, ohne dass dieses gleich umprogrammiert werden muss.

Die Abteilungslösung ist fertig entwickelt und es kommt zu der Feststellung, dass die Software doch noch einige Ergänzungen benötigt? Kein Problem. Da die Abteilungslösung nie die Komplexität eines großen ERP-Systems aufweisen kann, können Änderungen und Erweiterungen in der Regel schnell und einfach gelöst werden.

Wächst die Abteilung, ist das für die Abteilungslösung in der Regel auch kein Problem: diese wird einfach bei den neuen Mitarbeitern zusätzlich installiert und kann anschließend genutzt werden. Arbeitet die Abteilung tatsächlich nur noch mit der Abteilungslösung, hat dies bei neuen Mitarbeitern zusätzlich noch den Vorteil, dass diese nur noch für die Arbeit mit der Abteilungslösung geschult werden müssen und keine Einarbeitungszeit für mehrere Systeme und Lösungen verloren geht.