Rechnungen erstellen mit OfficeAssistant

Rechnung erstellen mit OfficeAssistant.

Beim Erstellen von Rechnungen empfiehlt es sich, immer darauf zu achten, dass alle Pflichtangaben auf der Rechnung enthalten sind. Fehlen Angaben, kann der Vorsteuerabzug verloren gehen. 

Was muss auf einer Rechnung stehen?

Rechnungen, bei denen der Gesamtbetrag inklusive USt 400 Euro übersteigt, müssen die folgenden Angaben enthalten:

  • den vollständigen Namen und Anschrift des liefernden bzw. leistenden Unternehmens sowie des Leistungsempfängers
  • Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID-Nummer) des Ausstellers
  • Ausstellungsdatum
  • fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
  • Tag der Lieferung oder Leistung
  • Zeitraum der Lieferung oder Leistung
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Leistung
  • Entgelt für die Lieferung oder Leistung und den anzuwendenden Steuersatz
  • auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag

Rechnungen unter 400 Euro - was muss beachtet werden?

Rechnungen, bei denen der Gesamtbetrag inklusive USt. bis 400 Euro umfasst, gelten als sogenannte Kleinbetragsrechnungen. Hier genügen in der Regel folgende Angaben:

  • den vollständigen Namen und Anschrift des liefernden bzw. leistenden Unternehmens
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Leistung
  • Tag der Lieferung oder Leistung
  • Zeitraum der Lieferung oder Leistung
  • Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe
  • Steuersatz
  • Ausstellungsdatum

 

Wie sieht eine Rechnung aus?

  • Bespielrechnung 1
  • Beispielrechnung 2
  • Beispielrechnung, direkt aus dem OfficeAssistant

Die Rechnung wird hier automatisch aus den gegebenen Angaben generiert. Dabei kann die Rechnung nicht nur im OfficeAssistant direkt hinterlegt werden, sondern auch als pdf oder excel-Datei generiert, ausgedruckt oder per E-Mail verschickt werden.Die Rechnung wird automatisch aus den gegebenen Angaben generiert. Dabei kann die Rechnung nicht nur im OfficeAssistant direkt hinterlegt werden, sondern auch als pdf oder excel-Datei generiert, ausgedruckt oder per E-Mail verschickt werden.

 

Angebot in Rechnung wandeln

Rechnungen im Programm erstellen - mit OfficeAssistant.

OfficeAssistant bietet gleich mehrere Möglichkeiten, eine Rechnung zu erstellen. Eine davon bindet die Rechnungserstellung in den üblichen Ablauf in Ihrem Unternehmen ein. Erstellt einer Ihrer Mitarbeiter zum Beispiel ein Angebot für einen Kunden und wird dem Angebot zugestimmt, so kann automatisch aus dem erstellten Angebot eine Rechnung erstellt werden. Dabei umgeht man den Mehraufwand, eine Rechnung nochmals zu Schreiben und kann mit einem Klick alle Daten von einem Angebot übernehmen. Auf dieselbe Art kann OfficeAssistant ERP auch Aufträge, Lieferscheine, Gutschriften oder Stornobelege erstellen. 

Auch ermöglicht OfficeAssistant das Wandeln eines Beleges in einen neuen Belegkreis. Selbstverständlich kann eine Rechnung auch manuell erstellt werden, ohne dass zuvor ein Angebot erstellt werden muss. Mit einem Klick auf "Rechnung erstellen" generiert OfficeAssistant automatisch eine neue, leere Rechnung die mit den notwendigen Informationen ausgefüllt werden kann. Dabei müssen aber auch Artikel oder Adressen nicht ständig neu eingegeben werden. Bereits im System eingegebene Adressen können jederzeit wieder aufgerufen werden und Artikel können praktisch über die Suche der Rechnung zugefügt werden. 

 

So kann eine Rechnung im OfficeAssistant erstellt werden:

 

 

Wann macht eine Software zur Rechnungserstellung Sinn?

Ganz klar - wenn einmalig eine Rechnung geschrieben werden muss und keine regelmäßig wiederkehrenden Rechnungen zu schreiben sind, kann diese durchaus auch mit einem einfachen Textverarbeitungsprogramm geschrieben werden. Wird aber mehrmals im Monat eine Rechnung ausgestellt, macht es durchaus Sinn, sich über eine Software zur Rechnungserstellung Gedanken zu machen. Mithilfe der Software können nämlich nicht nur Rechnungen erstellt werden - eine gute Rechnungssoftware hilft dir auch, den Überblick zu behalten! So werden alle Ein- und Ausgangsrechnungen klar dargestellt und Rechnungen werden direkt bei den hinterlegten Kunden- oder Lieferantendaten hinterlegt, mit den Artikeln verknüpft und ermöglicht eine leichte Verwaltung von Einkaufs- und Verkaufspreisen. Auch werden Rechnungsnummern automatisch aufsteigend vergeben. 

Bei Kunden, die in regelmäßigen Abständen fast identische Rechnungen erhalten, hilft dir eine Rechnungssoftware genauso: die Rechnungen werden bereits vom Programm vorbereitet und müssen nur noch versandt werden. Und zuguterletzt hilft dir eine gute Software auch, alle Daten für die Steuererklärung strukturiert vorzubereiten und die Übermittlung der Steuererklärung zu erleichtern.

 

Was kann ein ERP neben der Rechnungserstellung noch umfassen? 

Ein ERP umfasst weitaus mehr als nur die Rechnungserstellung. Den kompletten Funktionsumfang des ERP listen wir hier auf:

Die Module des OfficeAssistant. 

Basisinformationen und Stammdaten; Beziehungs und Kontaktmanagement und vieles mehr.
Mitarbeiterstammdaten, Urlaubs- und Überstundenverwaltung, Berichte.
auf Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten, Projekte, Anlagen. Tourenplanung. Inkl. MS Outlook-Schnittstelle.
Artikelstammdaten, beliebige Preislisten, Stücklisten, Setartikel, Mehrsprachigkeit, Seriennummern und vieles mehr.
Mehrlagerfähig, Stellplatzverwaltung, automatische Lagerbuchung, Wareneingnag, Lagerkorrektur, Inventurverwaltung.
Angebote, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift, Stornobeleg, Dispositionsauftrag und vieles mehr.
Projektstammdaten, Projektbeteiligte intern / extern, Zuordnungen Mitarbeiter, Tätigkeiten, Spesen und vieles mehr.
Eingabe Zeiterfassung über Kommen/Gehen-Stempeluhr, Eingabe Leistungserfassung Projekt und Tätigkeitsbezogen und vieles mehr.
optimierte Oberflächen für Touch-POS-Kassa, Barcodescanner, optimierter Ablauf, Bondruck und vieles mehr.
Zahlungseingangsverwaltung, automatischer Mahnlauf, Zuordnung zur Budgetverwaltung und vieles mehr.
Datenbank-Client inklusive, Netzwerkfähig (benötigt FileMaker Server): max. 250 Clients
Kreditorenzahlungsverwaltung, Zuordnung zu Projekten, Anlagen, Budgetverwaltung, Kontoauszug, Berichte
Budgetverwaltung auf Kostenstellen und Kontoebene
Arbeitsaufträge, Arbeitsanweisungen, Stücklistenauflösung, Lagervorschau
Fotos, Filme, Soundfiles, MS Word / Excel Dateien, pdf Dateien und viel mehr
Anfrage, Bestellung, automatisierte Bestellvorschläge, Sammelbestellungen
Kassabuch, Barausgabenverwaltung
Briefe, E-Mails, Fax, Serienbrieffunktion
Modul zur Hinterlegung von internem Know How
Inventarstammdaten
Ressourcenstammdaten, Ressourcenplanungsübersicht
Auf Anfrage
Auf Anfrage
Auf Anfrage
Anlagenstamm, Anlagen-Lifecycle

 

Wo kann eine Software wie der OfficeAssistant eingesetzt werden? Beispiele aus der Praxis:

OfficeAssistant passt sich immer der eigenen Unternehmensgröße und dem eigenen Bedarf an. Daher kann die Software sowohl in kleinen, wie auch in großen Unternehmen eingesetzt werden oder auch als Abteilungslösung dienen:

OfficeAssistant ERP in großen Unternehmen:

Rechnungserstellung im Transportwesen

Rechnungserstellung in der Produktion

Rechnungen schreiben in der Produktion

OfficeAssistant ERP in kleinen Unternehmen:

Rechnungserstellung im Einzelhandel

Rechnungen schreiben im Onlinehandel

Rechnungen schreiben im Stadtmarketing


  

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